Chi phí kinh doanh online 2026: Bảng tính thực tế và chiến lược tối ưu dòng tiền (Cập nhật mới nhất)

Rất nhiều người lầm tưởng rằng "bán hàng online" đồng nghĩa với việc "khởi nghiệp 0 đồng" hoặc chỉ cần vài triệu đồng để nhập hàng là có thể sinh lời ngay. Thực tế tàn khốc hơn nhiều: Hàng loạt nhà bán hàng (seller) tại Việt Nam đang rơi vào cảnh "doanh thu tiền tỷ, lợi nhuận tiền lẻ", thậm chí âm vốn nặng nề vì không kiểm soát được các khoản phí chìm. Việc hoạch định sai chi phí kinh doanh online ngay từ đầu chính là nguyên nhân số 1 khiến các shop mới mở phải đóng cửa chỉ sau 3-6 tháng hoạt động. Bài viết này không nói lý thuyết suông; chúng ta sẽ cùng bóc tách từng con số, từ phí sàn Shopee/TikTok, phí quảng cáo đắt đỏ cho đến những khoản "phí ẩn" mà ít ai nói cho bạn biết, giúp bạn xây dựng một bảng kế hoạch tài chính vững chắc trước khi xuống tiền.

I. Phân loại cấu trúc vốn và chi phí đầu tư ban đầu

Để không bị "hụt hơi" giữa chừng, bạn cần tách bạch rõ ràng giữa vốn đầu tư ban đầu (CAPEX) và chi phí vận hành (OPEX). Tại thị trường Việt Nam hiện nay, việc nhập hàng chỉ là một phần nhỏ của tảng băng chìm.

1. Vốn nhập hàng (COGS) và rủi ro tồn kho

Đây là khoản chi phí lớn nhất và dễ gây ảo tưởng nhất. Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold - COGS) không chỉ là số tiền bạn trả cho nhà cung cấp.

• Giá nhập gốc: Số tiền thanh toán cho xưởng (Việt Nam hoặc Trung Quốc - 1688/Taobao).

• Chi phí logistics đầu vào: Phí vận chuyển từ kho Trung Quốc về Việt Nam (hiện dao động 25.000đ - 35.000đ/kg tùy đường bộ hay biển), phí kiểm đếm, phí bảo hiểm hàng hóa (thường 3-5% giá trị đơn hàng).

• Chi phí cơ hội cho hàng tồn kho: Với các ngành hàng thời trang hay phụ kiện trend, vòng đời sản phẩm rất ngắn. Bạn phải dự trù khoảng 15-20% vốn nhập hàng là "Dead Stock" (hàng chết/hàng lỗi mốt) không thể bán hoặc phải bán lỗ để thu hồi vốn. Nếu không tính khoản bù lỗ này vào giá bán, bạn sẽ thâm hụt ngân sách ngay tháng đầu tiên.

2. Chi phí thiết lập hạ tầng bán hàng (Setup Costs)

Đừng nghĩ chỉ cần tạo một Fanpage hay gian hàng Shopee là xong. Để bán được hàng chuyên nghiệp năm 2026, bạn cần đầu tư "bộ mặt" cho shop:

• Thiết bị phần cứng: Máy in nhiệt (khoảng 1.5 - 2 triệu đồng), máy tính cấu hình ổn định để trực chat/livestream, đèn livestream chuyên dụng, phông nền chụp ảnh.

• Tài nguyên số (Digital Assets): Chi phí mua tên miền (domain) nếu làm website, phí duy trì phần mềm quản lý bán hàng (POS) để đồng bộ tồn kho đa kênh (khoảng 200.000đ - 500.000đ/tháng), phí mua tài khoản quảng cáo (nếu chạy via/clone).

• Hình ảnh & Media: Khách hàng mua bằng mắt. Chi phí thuê mẫu chụp ảnh (Lookbook) hoặc thuê studio chụp sản phẩm (Product photography) hiện nay dao động từ 100.000đ - 500.000đ/sản phẩm tùy chất lượng. Nếu tự chụp, bạn vẫn tốn chi phí thời gian và đạo cụ (decor).

II. Ma trận các loại phí trên sàn TMĐT và Social Commerce tại Việt Nam

Đây là phần "đau ví" nhất mà các seller thường than trời. Các nền tảng như Shopee, TikTok Shop liên tục tăng phí, buộc người bán phải cập nhật liên tục để không bị ăn mòn lợi nhuận.

1. Chi phí bán hàng trên Shopee: Không chỉ là phí sàn

Năm 2025, bán trên Shopee không còn rẻ. Bạn phải cõng trên lưng ít nhất 4 loại phí cơ bản cho mỗi đơn hàng thành công:

• Phí thanh toán (4 - 5%): Áp dụng trên tổng giá trị đơn hàng mà người mua thanh toán (bao gồm cả tiền ship).

• Phí cố định (Fixed Fee): Dành cho các shop không thuộc Shopee Mall (thường từ 3-4% nếu doanh thu cao). Với Shopee Mall, mức phí này có thể lên tới 5-10% tùy ngành hàng.

• Phí dịch vụ (Service Fee): Đây là khoản nặng nhất. Nếu bạn tham gia gói Freeship Xtra và Voucher Xtra, bạn có thể mất tới 9-12% doanh thu cho mỗi đơn hàng (đã bao gồm thuế GTGT). Dù đau, nhưng nếu không mua gói này, shop rất khó cạnh tranh về hiển thị và ưu đãi vận chuyển.

• Ví dụ thực tế: Bán một chiếc áo 200.000đ. Tổng các loại phí sàn có thể lấy đi của bạn từ 25.000đ - 35.000đ. Nếu lãi gộp (Gross Margin) của bạn dưới 20%, bạn đang làm không công cho sàn.

2. Chi phí trên TikTok Shop và mô hình Affiliate

TikTok Shop vận hành theo cơ chế khác biệt, tập trung vào nội dung và KOC (Key Opinion Consumer):

• Phí sàn cơ bản: Hiện tại ở mức khoảng 3-4% (bao gồm thuế).

• Phí hoa hồng cho Affiliate (Tiếp thị liên kết): Đây là chi phí bắt buộc nếu bạn muốn nổ đơn nhanh. Mức hoa hồng trung bình cho Creator hiện nay là 10-15%. Với ngành mỹ phẩm/thực phẩm chức năng, con số này có thể lên tới 20-25%.

• Phí Booking KOC/KOL: Ngoài hoa hồng, để KOC làm video review, bạn thường phải trả thêm phí Booking (Cast) từ vài triệu đến vài chục triệu đồng/video, cộng thêm chi phí gửi hàng mẫu (seeding) miễn phí.

• Phí Livestream: Nếu thuê mẫu livestream (Host), chi phí hiện tại khoảng 300.000đ - 1.000.000đ/giờ, chưa kể thưởng doanh số.

3. Chi phí Marketing trên Facebook (Meta Ads)

Với Facebook, chi phí không nằm ở "phí sàn" mà nằm ở giá thầu quảng cáo (CPM/CPC):

• Chi phí test sản phẩm (Testing phase): Trước khi tìm ra bài thắng (Winning campaign), bạn phải sẵn sàng "đốt" từ 5 - 10 triệu đồng để test content, test tệp khách hàng. Số tiền này có thể không mang lại đơn hàng nào.

• Chi phí trên mỗi đơn hàng (CPP - Cost Per Purchase): Năm 2025, CPP ngày càng cao. Với ngành thời trang, chi phí để ra 1 đơn hàng có thể dao động từ 50.000đ - 150.000đ.

• Rủi ro tài khoản: Chi phí mua nguyên liệu (via, BM, thẻ tín dụng) để kháng nghị khi tài khoản bị vô hiệu hóa cũng là một khoản phí không tên đáng kể.

III. Những khoản "Chi phí ẩn" và Phí vận hành thường bị bỏ quên

Lỗ hổng tài chính thường nằm ở những chi phí nhỏ nhặt nhưng tích tụ lại thành con số khổng lồ cuối tháng.

1. Chi phí đóng gói và vật tư tiêu hao

Nhiều bạn chỉ tính tiền hộp carton mà quên mất các phụ phí đi kèm. Hãy thử tính chi tiết cho 1 đơn hàng:

• Hộp carton: 2.000đ - 5.000đ.

• Băng dính, màng co, xốp nổ (bubble wrap): ~1.000đ.

• Tem in vận đơn, mực in: ~500đ.

• Thư cảm ơn, quà tặng kèm (chun buộc tóc, sticker): ~1.000đ - 2.000đ.

  Tổng: Một đơn hàng tốn khoảng 5.000đ - 8.000đ cho việc đóng gói. Với shop 1.000 đơn/tháng, bạn mất 5-8 triệu đồng – một khoản tiền không nhỏ.

2. Chi phí hoàn hàng và xử lý sự cố (Return & Refund)

Tỷ lệ hoàn hàng tại Việt Nam khá cao, đặc biệt với hình thức COD (thanh toán khi nhận hàng).

• Chi phí ship 2 chiều: Khi khách bom hàng, bạn mất phí ship đi + phí ship hoàn về (thường bằng 50-100% phí chiều đi). Ví dụ ship đi 30k, hoàn về mất thêm 15k-30k. Tổng thiệt hại 45k-60k tiền mặt, chưa kể hàng bị móp méo, hư hỏng bao bì phải thay mới.

• Tỷ lệ hoàn trung bình: Ngành thời trang khoảng 10-15%, gia dụng khoảng 5-7%. Bạn phải cộng thêm rủi ro này vào giá bán ngay từ đầu.

3. Thuế kinh doanh online và lệ phí môn bài

Theo quy định hiện hành và xu hướng siết chặt quản lý thuế TMĐT năm 2025-2026:

• Nếu doanh thu > 100 triệu đồng/năm, cá nhân kinh doanh phải đóng 1.5% thuế (gồm 1% thuế GTGT và 0.5% thuế TNCN với hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa).

• Sàn TMĐT hiện nay đã có trách nhiệm cung cấp dữ liệu doanh thu cho cơ quan thuế. Do đó, việc truy thu thuế là không thể tránh khỏi.

• Ví dụ: Doanh thu 1 tỷ/năm, bạn phải đóng 15 triệu tiền thuế + Lệ phí môn bài (khoảng 300.000đ - 1.000.000đ/năm). Nếu không dự trù, khoản này sẽ ăn trực tiếp vào lợi nhuận ròng.

IV. Bài toán tối ưu: Cách tính điểm hòa vốn và giữ lại lợi nhuận

Sau khi liệt kê hết các khoản trên, làm sao để biết mình bán bao nhiêu thì có lãi? Bạn cần nắm vững công thức sau.

1. Công thức tính giá bán an toàn

Đừng định giá theo cảm tính hay nhìn đối thủ. Hãy tính ngược từ lợi nhuận mong muốn:

$$Giá Bán = \frac{Giá Vốn + Chi Phí Marketing + Chi Phí Đóng Gói + Chi Phí Cố Định/Đơn}{1 - (% Phí Sàn + % Thuế + % Lợi Nhuận Mong Muốn)}$$

Ví dụ:

• Giá vốn: 100k

• Marketing (dự kiến): 50k

• Đóng gói: 5k

• Phí cố định phân bổ: 10k

• Tổng chi phí cứng: 165k

• Phí sàn + Thuế: 12% + 1.5% = 13.5%

• Lợi nhuận mong muốn: 20%

• Tổng mẫu số: 1 - 33.5% = 0.665

=> Giá bán tối thiểu = 165k / 0.665 ≈ 248.000đ.

Nếu thị trường chỉ chấp nhận giá 200k, nghĩa là bạn không thể kinh doanh sản phẩm này với cấu trúc chi phí hiện tại, hoặc bạn phải cắt giảm chi phí Marketing/Nhập hàng rẻ hơn.

2. Cắt giảm chi phí nhân sự bằng công nghệ

Thay vì thuê kế toán kho, nhân viên trực chat, nhân viên lên đơn (tốn lương cứng + bảo hiểm), xu hướng hiện nay là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tập trung (như Alii, KiotViet, Sapo...).

• Tự động hóa: Tự động đồng bộ tồn kho Shopee/TikTok/Lazada (tránh phạt do hết hàng), tự động in đơn hàng loạt.

• Tiết kiệm: Chỉ tốn vài nghìn đồng/ngày thay vì 6-8 triệu lương nhân viên.

• Kiểm soát thất thoát: Phần mềm giúp đối soát tiền COD từ đơn vị vận chuyển, phát hiện chênh lệch phí ship, tránh việc bị shipper hay bưu cục tính sai tiền.

3. Chiến lược Cross-sell và Upsell để giảm chi phí Marketing

Khi chi phí để có 1 khách hàng mới (CAC) quá cao, cách duy nhất để lãi là tăng giá trị vòng đời khách hàng (LTV).

• Upsell: Bán combo (Mua áo + quần giảm 10%). Phí ship và phí đóng gói cho 1 đơn 2 món rẻ hơn nhiều so với 2 đơn riêng lẻ.

• Cross-sell: Bán kèm phụ kiện. Ví dụ bán giày (lãi thấp) kèm tất/vớ và chai vệ sinh giày (lãi cao). Lợi nhuận thường nằm ở các sản phẩm bán kèm này.

---

Tóm lại:

Kinh doanh online không còn là mảnh đất màu mỡ cho những người làm theo bản năng. Chi phí kinh doanh online hiện nay bao gồm 4 tầng lớp: Giá vốn hàng hóa, Chi phí Platform (Sàn/Ads), Chi phí vận hành (Kho/Nhân sự/Đóng gói) và Chi phí tuân thủ pháp luật (Thuế).

Thành công không đến từ việc ai bán được nhiều hàng hơn, mà đến từ việc ai tối ưu chi phí tốt hơn để giữ lại lợi nhuận ròng cuối cùng. Bước tiếp theo, bạn nên bắt tay vào lập một file Excel (hoặc Google Sheets) dòng tiền (Cashflow), điền tất cả các con số thực tế của shop mình vào để thấy bức tranh toàn cảnh. Đừng đợi đến khi cạn vốn mới bắt đầu tính toán!